공유 문서의 표현을 바꾸고 싶지만 작성자가 먼저 검토했으면 하나요? 입력하기 전에 오른쪽 위의 모드를 ‘제안’으로 바꾸세요. 원문을 바로 확정하는 대신 바꿀 내용을 제안으로 남길 수 있습니다. 변경할 부분 하나만 골라 연습하고, 제안 표시가 생겼는지 확인한 뒤 나머지 작업을 진행하면 돼요.
문장 교체와 의견 남기기를 구별해요
가령 안내문에 ‘자료는 곧 전달합니다’라는 문장이 있다고 해볼게요. 일정이 확인되어 ‘곧’을 ‘금요일에’로 바꾸자고 제안하는 상황입니다. 날짜가 실제로 정해졌다는 가정의 연습 문구이며, 어떤 안내문에도 임의의 기한을 넣으라는 뜻은 아니에요. 바꿀 표현이 정확할 때는 제안으로 원래 말과 새 말을 연결해 남길 수 있습니다.
반면 전달 날짜 자체가 아직 정해지지 않았다면 ‘언제 전달하나요?’라는 질문을 먼저 남기는 편이 자연스럽습니다. 댓글은 이유나 질문을 적는 데, 제안은 구체적으로 바꿀 문구를 보여주는 데 쓰면 검토자가 이해하기 쉽죠. 이번 글은 컴퓨터용 Google 문서의 수정 제안을 다룹니다. 파일 이름이나 문서 전체 버전을 바꾸는 작업은 아닙니다.
권한과 모드를 먼저 확인하세요
Google의 안내에 따르면 문서에 댓글을 달거나 편집할 권한이 있는 사용자는 수정 사항을 제안할 수 있습니다. 보기만 가능한 문서를 열었다면 소유자에게 댓글 작성자 또는 편집자 권한으로 공유해 달라고 요청해야 해요. 권한을 확인하기 전에는 버튼이 보이지 않는 이유를 앱 오류로 단정하지 않습니다.
- 연습할 Google 문서를 컴퓨터에서 엽니다. 실제 공동 안내문 대신 개인 연습 문서에 예시 문장을 적어도 좋습니다.
- 오른쪽 위 ‘수정’ 메뉴를 클릭하고 드롭다운에서 ‘제안’을 고릅니다.
- 예시의 ‘곧’만 선택해 ‘금요일에’를 입력합니다. 문단 전체를 선택하지 않았는지 확인하세요.
- 추가한 글의 표시와 삭제된 원문에 취소선이 생겼는지 봅니다. 오른쪽 제안 내용을 열어 대상 문구를 확인합니다.
- 이유를 설명하려면 해당 제안에 댓글을 입력하고 답장을 누릅니다. ‘일정 확정 내용을 반영한 문구’처럼 근거를 짧게 적습니다.
현재 공식 도움말은 변경사항을 새로운 색으로 표시하고 삭제 항목에는 취소선을 넣는다고 설명합니다. 반드시 특정 색이어야 성공했다고 정하지 마세요. 중요한 것은 삭제할 말과 새 말이 검토 대상으로 구분되어 있는지입니다. 색이 구별하기 어렵다면 오른쪽 제안 설명과 취소선을 함께 읽습니다.
한 제안을 적용하거나 거부해봅니다
문서 소유자는 제안을 검토해 적용 여부를 결정할 수 있습니다. 연습 문서의 소유자라면 해당 제안을 선택하고 적용을 눌러 결과를 봅니다. 예시에서는 ‘자료는 금요일에 전달합니다’라는 문장이 되는지 확인해요. 바꾸려던 단어 밖에 있던 문장 부호나 공백도 함께 읽습니다. 변경 버튼만 눌렀다고 문장의 의미까지 검토된 것은 아닙니다.
거부 결과를 확인하고 싶다면 별도의 연습 문장에 같은 제안을 만들고 거부를 선택해 보세요. 예시에서 유지할 문장은 ‘자료는 곧 전달합니다’입니다. 실제 공동 문서에 이미 올라온 다른 사람의 제안을 실험 삼아 적용하거나 거부하지는 않습니다. 적용 권한과 업무상 결정권이 항상 같은 뜻인 것도 아니므로, 작성자와 정한 검토 순서를 따릅니다.
표시가 복잡하면 작은 단위로 나누세요
문단을 통째로 지우고 다시 쓰면 검토자는 어느 표현이 왜 달라졌는지 찾기 어렵습니다. 장소 수정, 날짜 수정, 문체 수정이 서로 독립적이라면 작은 제안으로 나눠 남겨보세요. 가령 장소는 확정되었지만 날짜는 논의 중인 안내문이라면 장소 변경만 먼저 결정할 수 있도록 구성하는 것입니다. 단어 하나하나를 무조건 쪼개라는 뜻은 아닙니다.
Google 문서에는 도구 메뉴의 제안된 수정 사항 검토에서 적용된 모습과 적용되지 않은 모습을 미리 보는 기능도 있습니다. ‘모두 적용’이나 ‘모두 거부’는 여러 제안을 한꺼번에 처리하는 선택입니다. 처음 사용할 때는 각각의 제안으로 결과를 익힌 뒤 전체 처리 범위를 살펴보세요. 검토되지 않은 날짜와 확정된 오탈자가 섞인 문서에서는 일괄 처리가 적절하지 않을 수 있습니다.
글을 입력할 때마다 오른쪽에 제안이 생기는 상황도 현재 모드를 먼저 볼 이유가 됩니다. 직접 수정할 권한과 의도가 있다면 수정 모드를 고르고, 검토를 남기려면 제안 모드를 유지하세요. 모드를 바꾼 일을 기존 제안의 적용이나 거부와 혼동하지 않습니다. 마지막으로 문장 내용, 남아 있는 제안, 검토할 담당자를 각각 확인하면 다음 사람이 이어서 읽기 편합니다.