Drive에 안내문 PDF를 교체하면서 지난번 배포본도 남겨야 하나요? 컴퓨터에서 해당 파일의 버전 관리를 열고 보관할 이전 버전에 영구 보관을 지정하세요. 새 PDF를 추가로 올리는 일과 기존 파일의 새 버전을 올리는 일을 구분하면 어느 판을 남겼는지 확인하기 쉽습니다.
PDF인지 Google 문서인지부터 보세요
이 글은 Google Drive에 저장한 PDF 같은 일반 파일을 다룹니다. Google 문서·시트·슬라이드의 문장 수정 기록과는 다른 기능이에요. PDF를 열었는데 Google 문서의 버전 기록 메뉴를 찾고 있었다면 먼저 파일 종류를 확인합니다. 파일 이름이 비슷해도 원래 PDF와 변환한 Google 문서는 같은 대상으로 생각하면 안 됩니다.
연습에는 공개해도 무방한 간단한 안내문 PDF 두 개를 준비하세요. 첫 파일에는 ‘모임 장소: 1층’, 수정본에는 ‘모임 장소: 2층’이라고 적었다고 가정합니다. 이것은 판을 구별하기 위한 가상 예시입니다. 실제 계약서나 배포 중인 문서를 시험 대상으로 삼을 필요는 없어요. 컴퓨터에도 두 원본을 다른 이름으로 보관해 어느 파일을 선택했는지 구분합니다.
새 파일 만들기보다 교체할 대상을 먼저 선택
- 컴퓨터의 Drive에서 첫 PDF를 찾습니다. 미리보기로 ‘1층’ 판인지 확인한 뒤 파일 목록으로 돌아갑니다.
- 교체할 PDF를 선택하고 위쪽 더보기 → 버전 관리로 들어갑니다.
- 새 버전 업로드를 누르고 컴퓨터의 ‘2층’ 수정본 PDF를 선택합니다.
- 처리가 끝난 뒤 버전 목록과 현재 파일 내용을 확인합니다.
중요한 것은 업로드 버튼을 누르기 전에 선택한 Drive 파일입니다. 비슷한 제목이 여러 개라면 폴더 위치와 미리보기 내용을 먼저 확인하세요. 이름에 최종이라는 말이 붙었다는 이유만으로 교체할 대상을 결정하지 않습니다. 실제로 배포했던 내용과 새로 고친 내용을 나란히 메모해두면 선택 실수를 줄이는 데 도움이 됩니다.
Google은 같은 이름의 파일을 업로드할 때 기존 파일의 수정 버전으로 올리며, 둘 다 유지를 선택하면 두 파일을 남길 수 있다고 안내합니다. 여기서는 어떤 PDF에 새 판을 올리는지 명확하게 보려고 버전 관리의 업로드를 사용해요. 같은 이름으로 넣었다는 사실만으로 판이 원하는 곳에 쌓였다고 간주하지 말고 목록에서 확인하세요.
남겨야 할 과거 판에 체크표시 확인하기
2026년 9월 15일 확인한 Google 안내에서는 이전 버전이 30일을 넘기거나 더 최신인 버전이 100개 있는 경우 삭제될 수 있다고 설명합니다. 오래 남길 판은 자동으로 계속 보존된다고 가정하지 마세요. 버전 관리에서 해당 판 옆의 더보기를 누르고 영구 보관을 선택한 뒤 체크표시가 생겼는지 확인합니다.
연습에서는 1층 안내 판을 보관 대상으로 지정합니다. 현재 판이 2층으로 바뀌었는지만 보면 반쪽 확인이에요. 옛 버전 쪽에서 영구 보관 표시를 확인하고, 필요하면 더보기의 다운로드로 사본을 컴퓨터에 저장해 엽니다. 내려받은 내용에 1층이 적혀 있는지 보면 새 파일을 실수로 내려받았는지도 구분할 수 있습니다.
날짜보다 내용으로 판을 구별하세요
비슷한 시간에 여러 번 수정했다면 목록의 시간만으로 어느 판인지 헷갈릴 수 있어요. ‘장소가 1층인 배포본’, ‘장소가 2층인 수정본’처럼 바뀐 핵심 내용을 기록해두세요. 표지 제목이 똑같은 문서라면 실제 변경한 페이지도 열어봐야 합니다. 다운로드했다는 사실보다 그 파일 안에 필요한 내용이 남아 있는지가 확인 기준입니다.
버전 관리를 찾지 못하면 먼저 일반 파일이 맞는지, 원하는 계정으로 열었는지 살펴봅니다. 다른 사람이 소유한 자료라면 작업 가능한 권한도 확인하세요. Google은 다른 소유자의 파일에 새 버전을 올려도 원래 소유자는 바뀌지 않는다고 안내합니다. 파일을 수정할 수 있다는 것과 소유권을 넘겨받는 것은 다른 일입니다.
영구 보관은 선택한 과거 버전의 자동 삭제 조건에 관한 기능입니다. 이 표시를 전체 파일의 삭제나 계정 접근 문제까지 해결하는 별도 백업으로 해석하지는 마세요. 중요한 배포본은 업무상 보관 방식에 맞춰 컴퓨터 사본도 함께 관리하면 됩니다. 새 유료 서비스를 가입해야만 이번 절차를 따라갈 수 있는 것은 아닙니다.
마지막으로 현재 PDF는 수정본, 보관한 이전 판은 원래 배포본이라는 두 가지 결과를 확인합니다. 다음 변경 때는 또 다른 파일을 무작정 늘리기 전에 기존 파일의 버전 목록부터 보세요. 여러 독립 파일로 남길지 같은 파일의 판으로 관리할지 목적을 정하면, 나중에 찾아볼 경로도 설명하기 쉬워집니다.
관련 출처: Google 공식 파일 업로드 안내.